Protocolo para agendamento de Eventos Gratuitos na Faculdade de Engenharia de Alimentos (FEA-Unicamp)
- Solicitação de Agendamento
- A solicitação para a realização de eventos gratuitos deverá ser feita por meio do formulário online, com antecedência mínima de 15 dias da data prevista para o evento,
- No momento da solicitação, todas as informações principais sobre o evento devem estar definidas e incluídas no formulário, tais como: Palestrantes confirmados, Comissão organizadora, Data e horário do evento, Título das palestras…
- A solicitação para a realização de eventos gratuitos deverá ser feita por meio do formulário online, com antecedência mínima de 15 dias da data prevista para o evento,
- Responsabilidades da Secretaria de Extensão
Após o recebimento da solicitação, a Secretaria de Extensão será responsável por:- Reserva de Sala: Identificar e reservar a sala que melhor acomode o público esperado para o evento.
- Elaboração de Folder: Criar um folder para divulgação do evento, utilizando o modelo padrão estabelecido pela Diretoria.
- Divulgação: Promover o evento nas mídias sociais oficiais da instituição.
- Inscrições: Gerenciar o processo de inscrição dos participantes.
- Certificados: Enviar certificados digitais de participação para organizadores e participantes.
- Suporte aos Palestrantes: Fornecer água aos palestrantes durante o evento.
- Welcome Coffee: Fornecer um welcome coffee aos participantes, conforme solicitado.
- Observações Importantes
- A não observância do prazo de 15 dias para a solicitação pode comprometer a realização do evento.
- Qualquer alteração nos detalhes do evento deve ser comunicada imediatamente à Secretaria de Extensão para ajustes nas providências já tomadas.
- A confirmação da reserva da sala e a elaboração dos materiais de divulgação estarão sujeitas à disponibilidade e ordem de chegada das solicitações.
Este protocolo garante que todas as etapas do planejamento e execução dos eventos gratuitos sejam realizadas de forma eficiente e dentro dos prazos estipulados.